超全视频会议系统相关知识干货

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超全视频会议系统相关知识干货

一、什么是视频会议系统:


首先简单介绍一下什么是视频会议系统:视频会议系统是通过网络通信技术实现的虚拟会议,让地理上分散的用户可以通过图形、声音等多种方式进行信息交流的应用系统,并支持人们远距离交流和分享实时信息,进行协同工作。视频会议极大地促进了协作成员之间真实和直观的交流,在远程教学和会议中也起着举足轻重的作用。在经历了2003年的非典和2008年的全球金融风暴之后,国内企业对视频会议的需求越来越大。 2020年新冠疫情的爆发,再次加速了视频会议的发展。


二、视频会议系统的分类:


根据产品类型,视频会议系统分为硬件视频会议系统和软件视频会议系统;


2.1.早期有很多视频会议系统。主要基于硬件,硬件视频会议系统:包括终端设备、传输网络(包括传输设备和传输通道)、多点控制单元(MCU)。其中,视频终端包括摄像头、编解码器、各种音频、视频和网络接口,可分为会议室型和桌面型。 MCU负责会议控制和信息交换,硬件会议系统建设成本较高。


会议系统除了支付硬件建设成本外,还要按用户数收费,所以企业也要按用户数付费,所以早期的硬件会议系统有以下缺点:


1)硬件建设成本高,除总部建设服务器外,各子公司需采购指定配套硬件设备;


2)硬件兼容性差;


3)按用户数收费,不能全员普及;


4)硬件安装、接入复杂,对环境要求高,拆卸不方便;


5)硬件更换快,技术容易被淘汰;


6) 网络要求高,总部与分公司的通信需要高带宽。建议使用专用通信网络,网络投资高;


7)与第三方连接成本高,需额外支付接口费;


2.2.随着信息技术的发展发展,企业对视频会议应用的不同需求的发展,过去以硬件系统为主的视频会议市场已经被打破,出现了软件视频会议系统、会议平板和会议系统一体机,以简单的功能操作,不同的会议。在场景中的灵活应用和低成本迅速赢得了企业的认可,并迅速占领了硬件视频会议系统的大部分市场空间。尤其是疫情期间,以钉钉、奇微为首的平台化应用软件推出免费视频会议服务,让视频会议在企业中得到快速推广和应用。那么软件视频会议系统有哪些优势: 1)无需投资专业的硬件设备,可以使用电脑和手机进行视频会议; 2)移动会议不受硬件空间限制,随时随地进行视频会议;


3)平台提供公有云服务,企业无需自建视频会议服务器或专网即可享受会议服务;


4)平台提供更多辅助功能,让会议更智能、更便捷,如会议通知、会议签到,甚至部分系统平台提供会议纪要自动语音转文字功能,省去打字的麻烦;


5)免费的第三方系统接口,系统集成更方便;


6) 与第三方设备的兼容性,如摄像头和拾音设备;


三、企业如何打造经济实用的会议系统?


如果企业规模小,如果想节省成本,可以使用钉钉和奇微提供的免费会议系统个人版。比如在会议室场景中,你只需要购买摄像头和全向拾音器(它们的作用是保证会议范围的每个角落都有人说话)就可以采集到并发大,而不能听到发言者的声音,因为扬声器太远),经济设备不超过1000元,但会议系统个人版对会议时长和部分功能有限制,即使开通企业版服务,也只需几千元一年下来,相比硬件视频会议设备十几二十万元的投入,已经比想象中的便宜了。


如果企业有一定规模,有成本预算,在专业会议室开会很多,必须在每个会议室独立部署会议设备,与硬件视频会议系统相比,软件会议系统只需要安装摄像头和全向无线电设备。这时,IT管理员在选购时要注意,会议室是否有专业的音频设备、视频设备(如投影仪、LED显示屏),视频会议设备的视音频接入,设备之间的兼容性要考虑。经过考虑的。如果分公司是非固定办公,移动性强,此时需要考虑是否配置便携式会议设备。


四、购买会议系统如何比较?


小编建议,比较应该从以下几个方面考虑:


1)终端设备成本;


2)会面费用;参加会议的最大用户数。值得注意的是,软件视频会议设备的注册用户数并不等于会议方的数量。一些品牌虽然不限制注册用户数量,但会限制参加会议的最大人数。人的数量;


3)终端设备年费;云产品一般按设备接入次数按年收费;


4) 功能操作的复杂性;


5) 网络要求;


6)设备的兼容性;


7) 与第三方的整合成本;


8)是否有很多额外的个性化功能,是否实用;


五、如何管理会议系统?


系统只提供使用路径,给工作带来方便。如果使用不当,也会影响工作和效率。日常工作中如何管理会议系统?小编总结如下:


1)用户管理;


2) 会议室预订管理;


3) 会议流程管理;如会议签到、会议纪律、会议是否记录、是否留档等;


4)会议设备管理;如会议日常维护、保养、常见故障处理等;


5)与外部人员会面管理;非企业内部人员如何参加企业内部会议;


六、视频会议日常管理有哪些注意事项?


1)视频会议账号专供本人使用,他人不得使用;


2)会议账号为实名制,未经授权不得修改个人信息;


3) 视频会议期间,保持摄像头开启,麦克风静音;


4) 视频会议期间,摄像头应对准所有与会者;


5) 视频会议期间,请勿玩手机或做与会议无关的事情;


6) 视频会议期间,请勿走动,干扰会场秩序;


7) 视频会议期间,与会议无关的客户不得参加;


8) 对于重要会议,建议所有客户提前参与会前测试工作。


七、视频会议系统使用常见问题


1) Q:使用视频会议系统需要提前预约吗?


答:需要提前预约。由于视频会议室数量有限,为避免会议冲突,需要至少提前1天联系信息管理中心进行预约;


2)、问:在线视频会议需要注意什么?


答:注意以下几点,一、除主会场外,其他所有会场均应静音,保持会议环境安静;二、摄像头应保持开启状态,严禁关闭摄像头;三、提前半小时进入会议系统进行相关调试工作;


3)、Q:视频会议中出现口哨声和重复的语音回声是怎么回事?


答:出现这个问题的原因是会场已经开通了两个会议系统客户端,需要将一个客户端静音,关闭声音;


4) 、Q:外部单位可以加入群组视频会议系统参加会议吗?答:可以,但是基于信息安全考虑,企业视频会议系统中的外部单位建议不要参加会议。注册一个帐户。信息中心可以提供会议室号码和密码参加会议。


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